Datenschutzhinweise für Facento Angebote

Fassung vom 15. Oktober 2026 · Für die App unter app.facento.com, nicht den eigenständigen öffentlichen Vorlagen-Generator

Wer verantwortlich ist

Für die eigene Konto-, Vertrags- und Betriebsverwaltung ist Silas Schüttel verantwortlich: Hauptstr. 7E, 76848 Spirkelbach, Deutschland, info@automatework.de. Dort erreichst du uns auch zu Datenschutz und Betroffenenrechten.

Für die Kunden-, Objekt-, Angebots- und Kommunikationsdaten, die ein Reinigungsbetrieb in Facento verarbeitet, bleibt dieser Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nach seiner Weisung gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Bist du Kunde oder Ansprechpartner eines solchen Betriebs, richte deine Anfrage möglichst an ihn; wir unterstützen die Bearbeitung.

Welche Daten wir wofür verarbeiten

• Registrierung und Anmeldung: E-Mail-Adresse, Name, Firmenname, geschützter Passwortnachweis, Kontozuordnung und erforderliche Sicherheits-/Sitzungsdaten. Damit richten wir deinen Zugang ein, bestätigen ihn und ermöglichen Wiederherstellung. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bei deinem eigenen Vertrag, ansonsten Buchstabe f für die Bereitstellung und Sicherung des Unternehmenszugangs.
• Vertragsnachweis: Unternehmen, handelnder Nutzer, Zeitpunkt, bestätigte Fassung, Dokument-URLs und Prüfsummen. Wir speichern den Nachweis deiner ausdrücklichen Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung, gesetzliche Nachweispflichten und unser berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren Vertragsabschluss (Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b, c und f).
• Abonnement: Tarif, Testende, Laufzeit, Zahlungs-/Bestellstatus und die zur Zuordnung benötigten Polar-Referenzen. Dies dient der Zugangssteuerung, Vertragsverwaltung und Erinnerung vor der ersten Abbuchung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b, bei Unternehmensansprechpartnern Buchstabe f). Die Erinnerungsmail ist keine Werbung und setzt kein Newsletter-Abo voraus.
• App-Inhalte: Unternehmens- und Kontaktdaten, Objekte, Leistungs- und Preisangaben, Kalkulationen, Vorlagen, Dateien, Angebote, Aktivitäten, Nachrichten und Annahmenachweise. Die Verarbeitung erfolgt für den Kundenbetrieb nach seiner Rechtsgrundlage und unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
• Support und Sicherheit: Deine Anfrage, notwendige Kontaktdaten sowie begrenzte technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser-/Verbindungsinformationen und Fehlerzustände. Zwecke sind Hilfe, Missbrauchsabwehr und verlässlicher Betrieb. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung und berechtigte Interessen an Sicherheit und Fehlerbehebung; gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.

Erforderliche Registrierungs- und Vertragsangaben sind für einen eigenen Zugang notwendig. Ohne sie können wir den gewünschten Vertrag nicht durchführen. Optionale Inhalte bestimmst du selbst. Übermittle nur erforderliche Daten und keine Gesundheitsdaten, Patientenakten oder strafrechtlichen Angaben.

Zahlungsdaten und Polar

Beim Start der 14-tägigen Testphase hinterlegst du Zahlungsdaten im Polar-Checkout. Polar Software, Inc. verkauft das Abonnement als Merchant of Record und verarbeitet Kauf-, Zahlungs-, Rechnungs- und Steuerdaten für diese eigenen Zwecke. Facento speichert nicht deine vollständige Kartennummer oder den Kartensicherheitscode, sondern die erforderlichen Vertrags- und Statusreferenzen.

Die eigenen Kauf- und Steuerzwecke von Polar sind von der Verarbeitung deiner Reinigungs-Kundendaten getrennt. Für seine Verarbeitung gelten die Polar-Datenschutzhinweise; für erfasste Verarbeitung im Auftrag zusätzlich Polars Datenschutzvertrag. Du verwaltest das Abonnement über den Zugang unter Abo verwalten.

E-Mail und KI-Unterstützung

Bei einem freigegebenen Angebotsversand werden Empfänger, Nachricht und erforderliche Anlagen an den eingesetzten Maildienst übergeben. Antworten können anhand der Angebotszuordnung in Facento gespeichert werden. Für die integrierte Versandadresse verwenden wir Postmark. Öffnungs- und Klicktracking wird bei diesen Nachrichten nicht aktiviert. Eine von dir eingerichtete Weiterleitung oder ein eigenes verbundenes Postfach führt zu zusätzlicher Verarbeitung bei deinem jeweiligen Mailanbieter.

Für gewählte KI-Funktionen werden erforderliche Anweisungen, Referenzdateien und aufgabenbezogene Unternehmens-, Objekt- oder Angebotsangaben an die Anthropic-API übermittelt. Ist Anthropic vorübergehend nicht erreichbar, kann dieselbe Anfrage ersatzweise an die OpenAI-API gehen. Bei verwendeter Spracheingabe wird die dafür übermittelte Aufnahme über die OpenAI-API transkribiert. Prüfe Vorschläge vor ihrer Übernahme und versende keine sensiblen oder unnötigen personenbezogenen Angaben.

Anthropic löscht API-Ein- und -Ausgaben nach eigenen Angaben standardmäßig innerhalb von 30 Tagen, mit Ausnahmen etwa für Missbrauchskontrolle oder gesetzliche Pflichten, und trainiert keine Modelle mit Kundeninhalten. Einzelheiten stehen in den Anthropic-Aufbewahrungsinformationen. Der eingesetzte OpenAI-Responses-Pfad deaktiviert die anbieterseitige Antwortspeicherung derzeit nicht. OpenAI beschreibt für diesen Pfad eine standardmäßige Speicherung von Antwortzuständen für mindestens 30 Tage und getrennte Regeln für Missbrauchskontrolle, Dateien und Ausnahmen. Wir versprechen weder ausschließliche EU-Verarbeitung noch Zero Data Retention. Einzelheiten stehen in den OpenAI-Datenkontrollen. Wir verwenden deine Auftragsdaten nicht für eigenes Modelltraining.

Facento trifft auf dieser Grundlage keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich. Angebotsinhalt, Versand und Dokumentation einer tatsächlichen Annahme bleiben vom berechtigten Nutzer zu prüfen und freizugeben.

Empfänger und internationale Verarbeitung

Für den Betrieb setzen wir Hetzner (Hosting, Datenbanken, Dateien und Sicherungen in Deutschland), Google Workspace (Konto-/Vertrags-/Supportmail), Google Cloud KMS (Integrationszugangsdaten, Region Frankfurt), Postmark (Angebotskommunikation, US-Infrastruktur), Anthropic und OpenAI (KI-Verarbeitung) sowie Cloudflare (Web-Proxy und Schutz) ein. Die Dienstleisteranlage der Auftragsverarbeitungsvereinbarung nennt die beteiligten Unternehmen, Aufgaben und Vertragsgrundlagen. Zugriff durch Betreiber oder Dienstleister wird auf den jeweiligen Zweck beschränkt. Behörden oder Rechtsberater erhalten Daten nur bei entsprechender Pflicht oder Erforderlichkeit.

Bei Diensten außerhalb der EU/des EWR können Daten insbesondere in den USA verarbeitet werden. Übermittlungen setzen eine anwendbare Grundlage nach Artikeln 44 ff. DSGVO voraus, etwa einen wirksamen Angemessenheitsbeschluss für einen entsprechend zertifizierten Empfänger oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen. Eine europäische Serveradresse allein schließt internationale Verarbeitung nicht aus. Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Garantien und eine erhältliche Kopie kannst du unter unserer Kontaktadresse anfordern.

Wie lange Daten bleiben

• Aktive App-Inhalte: Während der Vertragsdauer und nach berechtigter Kundenweisung. Nach Vertragsende kann innerhalb von 30 Tagen ein Export angefordert werden; danach löschen wir die Inhalte im Rahmen unserer regulären Prozesse.
• Unvollständige Registrierung: Nach 30 Tagen ohne Abschluss prüfen wir manuell, welche Facento-Daten noch benötigt werden, und entfernen nicht mehr erforderliche Daten. Ein gemeinsam verwendetes Konto anderer Anwendungen wird dabei nicht pauschal gelöscht.
• Support- und Sicherheitsdaten: Solange für Bearbeitung, Fehlerbehebung oder einen konkreten Sicherheitsvorfall erforderlich; anschließend nur notwendige Nachweise für bestehende gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen. Normale Betriebsdaten werden nach den jeweiligen begrenzten Rotationen ersetzt; Rotation ist keine Zusage einer einheitlichen Tagesfrist.
• Vertrags- und Steuernachweise: Nur erforderliche Angaben während einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. Diese Zwecke rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Angebots-, KI- oder Nachrichteninhalte.
• Sicherungskopien: Getrennte, zugriffsbeschränkte Wiederherstellungsbestände, die nur zur Wiederherstellung genutzt werden. Sie werden nicht einzeln bereinigt, sondern im regulären Rotationszyklus überschrieben, derzeit spätestens nach 24 Monaten. Bei einer Wiederherstellung wenden wir zuvor erfolgte berechtigte Löschungen erneut an.
• Export-Arbeitskopien: Nur für die angeforderte Herausgabe, danach innerhalb von sieben Tagen entfernen, soweit kein dokumentierter anderer Zweck besteht. Einen erhaltenen Export verwaltet der Kundenbetrieb selbst.
• Adresssperren: Minimale Zuordnungen können solange erforderlich bleiben, wie eine Neuvergabe alter Versandadressen oder die Missachtung von Zustell-/Beschwerdesperren verhindert werden muss. Das erfordert nicht die Aufbewahrung alter Nachrichteninhalte.

Anbieter haben eigene technische Aufbewahrungsregeln: Postmark nennt standardmäßig 45 Tage für Mailinhalte und Metadaten sowie getrennte Suppressionsdaten; Anthropic und OpenAI haben die oben beschriebenen API-Regeln; Polar verarbeitet notwendige Kauf- und Steuerbelege für seine Pflichten. Eine lokale App-Löschung ist daher nicht automatisch eine vollständige Löschung bei allen Empfängern. Erforderliche Anbieter-Löschungen veranlassen und verfolgen wir gesondert.

Cookies und Browser-Speicher

Wir verwenden technisch erforderliche Sitzungs- und Sicherheitsinformationen für Anmeldung, Kontozuordnung und Schutz sowie Browser-Speicher für Sprache und Arbeitsbereich. Dazu zählen das geschützte Anmelde-Cookie, Spracheinstellungen und sitzungsbezogene App-Zustände. Das Anmelde-Cookie ist für Skripte nicht lesbar; seine Gültigkeit richtet sich nach der Sitzung. Du kannst Cookies und lokalen Speicher im Browser entfernen; dadurch können Anmeldung und Einstellungen verloren gehen.

Die Speicherung und das Auslesen technisch erforderlicher Informationen erfolgen auf Grundlage von § 25 Absatz 2 TDDDG; die anschließende personenbezogene Verarbeitung richtet sich nach den oben genannten DSGVO-Grundlagen. Diese Vertragsseiten selbst laden keine Analyse- oder Werbeskripte und keine externen Schriftarten.

Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung jederzeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren.

Schreibe an info@automatework.de. Wir prüfen die erforderliche Identität und Berechtigung, beantworten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen und unterscheiden dein Konto von Auftragsdaten anderer Betriebe. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.